Automatiza o muere: cómo la tecnología redefine la gestión financiera
Y la supervivencia de tu negocio
La mayoría de los empresarios pierden tiempo en tareas repetitivas que pueden ser automatizadas.
Seguro has escuchado hablar de tecnología y su efecto en la productividad, pero la pregunta real es:
¿Cómo la implementas sin que se convierta en un dolor de cabeza?
¿Cómo obtienes visibilidad de lo que pasa en tu negocio sin esperar horas (o días) por un reporte?
¿Cómo asegurarte de que la información que ves es confiable y sin errores que puedan costarte caro?
La solución no es solo automatizar por automatizar, sino hacerlo con un enfoque estratégico.
Cuando eliges bien qué procesos digitalizar y cómo integrarlos en tu operación, la automatización se convierte en un aliado en lugar de un problema.
Además, con información precisa y oportuna, tomar decisiones se vuelve más sencillo, y tu equipo puede enfocarse en estrategias que impulsen el negocio.
De hecho, he observado empresas de todos los tamaños, algunas facturando cientos de millones de dólares, que operan con métodos de hace una década o más.
No me malinterpretes, hay prácticas que funcionan y deben mantenerse. Pero otras solo frenan el progreso y, en el peor de los casos, pueden llevar al negocio al fracaso.
A menudo, la resistencia al cambio proviene del equipo acostumbrado a "lo de siempre".
También influye el liderazgo que, por falta de tiempo, no investiga qué herramientas podrían ser útiles.
Si te dijera que actualmente es más sencillo de lo que parece, ¿me creerías? Quizás dudes, porque muchos lo afirman. Pero veamos los números y profundicemos en este tema.
Razones para automatizar respaldadas por datos
El 76% de las PYMEs en México aún no ha automatizado sus procesos, según Expansión1.
Eso significa que, si lo haces ahora, te adelantas a la mayoría.
Y no, no necesitas cambiarlo todo de golpe. Basta con digitalizar reportes y controlar el flujo de caja para notar la diferencia.
Además, la consultora McKinsey2 ha identificado que más de la mitad del tiempo de trabajo en muchas empresas se pierde en tareas que podrían automatizarse.
Eso no solo es ineficiencia, es dinero perdido.
Las tareas más automatizables incluyen la recopilación y procesamiento de datos.
Si sigues haciendo reportes manuales o consolidando cuentas en Excel, estás gastando tiempo en algo que una herramienta puede hacer en segundos.
Fuente: McKinsey Global Institute3
Tareas que deberían estar automatizadas y siguen siendo manuales
Tu tiempo (y el de tu equipo) debería estar enfocado en la estrategia, no en tareas repetitivas.
Si pasas más horas compilando datos que tomando decisiones, hay un problema.
Digitaliza actividades como la facturación, conciliaciones bancarias y reportes financieros reduce errores humanos y libera tiempo para actividades estratégicas.
Beneficios inmediatos de la automatización en la gestión financiera
Aumenta la eficiencia: los procesos se optimizan, reducen errores y aceleran la toma de decisiones, vital en el mundo de los negocios.
Incrementa el control del negocio: los datos se vuelven más precisos.
Reduce los costos: el capital humano se enfoca en actividades que realmente importan, acelerando la operación de manera estratégica y permitiendo identificar áreas de oportunidad más rápidamente.
Con la inteligencia artificial, todo es aún más ágil. El procesamiento de datos se realiza automáticamente, y tu equipo puede centrarse en cómo actuar con esa información, incluso sin ser expertos en ella.
Ideas anticuadas y beneficios reales
Estas son las excusas más comunes para no digitalizar… y por qué están frenando tu crecimiento.
"No tengo tiempo para digitalizar": el tiempo que ahorrarás al digitalizar será tanto que podrás enfocarte en otras actividades de valor para la empresa.
"Es demasiado complejo entrenar a mi equipo para este cambio": contar con más herramientas les permite ser más útiles y centrarse en lo que a menudo postergan. Aunque es cierto que puede haber resistencia, actualmente hay herramientas tan sencillas que en poco tiempo se acostumbrarán y no querrán volver atrás.
"La gente teme ser sustituida": es normal, pero es esencial comunicar que lo único que se sustituye es el tiempo perdido. Ellos podrán asumir nuevas tareas de mayor impacto.
"No sé qué herramienta usar y no tengo tiempo de investigar": más adelante te doy una lista para que empieces. Si necesitas apoyo rápido y certero, podemos hablar.
Caso de éxito: cómo Aguas Andinas usó la tecnología para crecer sin perder el control financiero
Automatizar procesos no es solo para startups o empresas tecnológicas. Cualquier negocio, sin importar su industria, puede beneficiarse si lo hace bien.
Un gran ejemplo es Aguas Andinas4, la empresa de servicios sanitarios más grande de Chile. Enfrentaron un reto enorme: costos operativos en aumento, regulaciones más estrictas y una crisis hídrica que los obligaba a optimizar cada peso.
Para mantenerse rentables sin comprometer la calidad del servicio, digitalizaron y automatizaron procesos clave, incluyendo su gestión financiera.
● Redujeron costos y aumentaron su rentabilidad en $1,941 millones.
● Tuvieron mayor control sobre su flujo de caja, anticipando pagos y optimizando recursos.
● Mejoraron la eficiencia operativa, eliminando procesos manuales innecesarios.
Lo que hicieron no fue solo adoptar tecnología, sino usarla estratégicamente para tomar mejores decisiones y mantener el negocio bajo control.
Si una empresa de servicios básicos con miles de empleados y operaciones complejas pudo transformar su gestión financiera, cualquier negocio puede hacerlo.
No se trata de automatizar por moda, sino de eliminar lo que frena el crecimiento y dejar que la tecnología trabaje a favor del negocio.
Herramientas con las que puedes empezar
Si aún gestionas tus finanzas en hojas de cálculo manuales, estás perdiendo dinero. Herramientas como Zapier, QuickBooks Online o Cofers pueden reducir hasta un 80% del tiempo que dedicas a tareas repetitivas.
Aquí te presento una lista más detallada:
Sistemas de gestión contable: Odoo, Zoho Books, QuickBooks Online.
Software de automatización de procesos: Zapier.
Plataformas de análisis financiero: Power BI, Tableau.
Sistemas de gestión de flujo de caja: Cofers, Agicap, Float.
Sistemas de planeación financiera: Anaplan, Vena Solutions, Adaptive Planning.
Ahora tienes una visión más clara de lo que puedes hacer sin complicaciones.
Si sigues haciendo conciliaciones bancarias, reportes o pagos manualmente, te está costando tiempo y dinero.
Si sigues perdiendo tiempo en tareas manuales, no es solo tiempo lo que pierdes: es dinero, es crecimiento y es la tranquilidad de saber que todo está bajo control.
Haz clic aquí y revisemos juntos qué puedes automatizar para empezar a ver resultados hoy.
Descubre cómo mejorar tu flujo de caja y digitalizar tus finanzas para un crecimiento sólido
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¡Hasta la próxima! 👋
Fuente: Expansión. (2024, noviembre 5). Empresas quieren digitalizarse, pero frenan. Expansión. (Leer más)
Fuente: Manyika, J., Chui, M., Miremadi, M., Bughin, J., George, K., Willmott, P., & Dewhurst, M. (2017, marzo 24). Un futuro que funciona: Aprovechar la automatización para un mundo del trabajo sostenible (Resumen ejecutivo). McKinsey Global Institute. (Ver documento)
Fuente: McKinsey Global Institute, "Un futuro que funciona: Aprovechar la automatización para un mundo del trabajo sostenible". (Ver documento)
Fuente: El País. (2024, noviembre 25). Aguas Andinas cierra el tercer trimestre de 2024 con un sostenido crecimiento en su rentabilidad. El País. (Leer más)